No contexto pandêmico, onde o ambiente de trabalho e estudo foi deslocado ao modo remoto, a assinatura digital é algo primordial. A autenticação ágil e a distância de documentos acelerou transações e evitou contatos desnecessários. Por isso, se uma empresa busca uma plataforma de assinatura digital, precisa levar alguns pontos em consideração. Para que assim possa se desgarrar da dependência de cartórios e serviços postais. Confira agora!
Consulte os planos disponíveis
Antes de mais nada, você e sua empresa precisam consultar os planos disponíveis em cada plataforma. Há plataformas com planos básicos gratuitos, intermediários e avançados. É claro, não existe milagre, se você optar por algum plano gratuito, não terá todas as funcionalidades disponíveis. Na verdade, haverá muitos recursos indisponíveis, por isso, conhecer e escolher bem o seu plano.
Assim como na maioria das plataformas de assinatura digital, na DocSales, conforme o aumento dos planos, maiores as funcionalidades.
Verifique o número de usuários e signatários
Primeiramente, para se fazer a escolha da melhor plataforma de assinatura digital, é necessário entender a diferença entre usuário e signatário. Usuários são aqueles que podem acessar a plataforma, colocando novos documentos, enviando, acessando repositório e organizando.
Ao mesmo tempo que os signatários são aqueles que assinam documentos na plataforma de assinatura digital. Por fim, vale ressaltar que sempre há um limite no número de usuários dessas plataformas, mas nunca de signatários.
Número de documentos
Ao observar uma plataforma de assinatura digital, é necessário observar o número máximo de documentos que é permitido certificar. Para pessoas físicas isso talvez não faça tanta diferença. Contudo, para empresas e profissionais liberais, que precisam assinar vários documentos diariamente, isto precisa ser levado em consideração.
A saber, o DocSales não tem limite de documentos em nenhum de seus planos, então é uma das melhores plataformas de assinatura digital para quem tem uma grande demanda de documentos.
Funcionalidades da plataforma
Assim como quase todo serviço prestado pela internet, é necessário levar em consideração a funcionalidade.Uma boa plataforma é simples, intuitiva e fácil de se trabalhar. Geralmente, as funcionalidades vão melhorando ao decorrer dos planos que se oferecem.
A Docsales permite em sua plataforma de assinatura digital, uma facilidade única de integrar usuários e signatários. Em um só lugar você nomeia o documento, importa os dados necessários e adiciona vários signatários. Com isso, é possível enviar para várias pessoas com rapidez e agilidade.
Segurança da Plataforma
A maioria das plataformas são juridicamente seguras. Por isso, podem ser utilizadas em inúmeros tipos de documentos, desde o fechamento de contratos, até propostas comerciais. Porém, a plataforma de assinatura digital precisa ter meios para se verificar que a assinatura é realmente autêntica, ou seja, verificar a integridade do documento.
Assim, as boas plataformas de assinatura digital têm, portanto, variados níveis de autenticação. Isso permite que a autoria seja verificável e que o acesso seja permitido para pessoas diferentes. Vários meios podem servir para essa verificação, como SMS, certificado digital e até geolocalização do signatário.
O sistema da plataforma de assinatura digital precisa garantir também que o documento não foi alterado durante o processo de uso e envio. Assim, o sistema precisa garantir que se faça uma trilha de auditoria com todo o histórico daquele documento, todo este caminho tem de ser auditável. Por fim, é necessário todo um trabalho para evitar as fraudes, com marcas d’água e termos de assinatura.
Integração entre os membros
Todo mundo que está tentando emplacar sua empresa em meios digitais, sabe que isoladamente não se consegue nada. As ferramentas digitais precisam estar com o máximo de integração possível para atingir resultados sólidos verdadeiramente sólidos.
Desse modo, é primordial que sua plataforma de assinatura digital esteja preparada para trabalhar juntamente com outras do mesmo tipo. Geralmente, este diálogo de sistema acontece através dos API’s, isso facilita com que documentos e plataformas sejam assinados em plataformas diferentes.
A integração das plataformas assinatura digital também são úteis em processos simples, como enviar um documento simples através da nuvem, seja através de Google Drive, com a chance digital do pacote office, ou em uma tranquila conversão para PDF.
Mobilidade
Talvez a maior vantagem de investir em uma plataforma de assinatura digital esteja na mobilidade. Quando funcionários conseguem cumprir tarefas importantes para o ambiente de trabalho diretamente do celular, uma enorme gama de possibilidades se abre. De antemão, isso ficou mais que comprovado durante a pandemia de COVID-19.
Por isso, os sistemas de assinatura digital precisam ter uma interação precisa com os serviços que estão na nuvem. Isso se faz necessário para que documentos possam ser acessados remotamente, de qualquer lugar, sem que se perca a segurança.
Ao mesmo tempo, é necessário que o Software da plataforma de assinatura digital seja bem desenvolvido a ponto de permitir que seja feito.
Organização da plataforma
Assim como conseguir assinar documentos com uma plataforma de assinatura digital, organizar os documentos assinados também é de extrema importância. Uma empresa precisa conseguir arquivar um documento com rapidez e segurança, assim como precisa conseguir acessar com facilidade.
Ademais, os documentos podem ser utilizados como base para análises e comparações futuras. Como por exemplo, propostas enviadas e negócios fechados.
Por fim, a gestão digital de conteúdo barateia custos, diminui impressões e acúmulo de papel e oferece uma base de dados confiável e segura sobre seu negócio.
Quem pode contratar os serviços?
A princípio, todo mundo pode contratar uma plataforma de assinatura digital, seja pessoa física ou jurídica. Porém, pelas características do software, uma plataforma desse gênero é muito mais eficiente para empresas e profissionais liberais que têm um elevado número de documentos para certificar.
Agora que você já sabe o que é e como funciona um serviço de plataforma de assinatura digital, vale ressaltar que a DocSales tem os melhores planos de assinatura digital para sua empresa. Uma plataforma intuitiva, fácil de usar, mas que não perde em segurança e em autenticidade. Confira!
